Un bon gestionnaire cherche toujours à optimiser sa production. Une des solutions qu’il peut adopter est de confier à des prestataires de services les fonctions qu’il juge trop lourdes pour l’entreprise.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie est une procédure par laquelle un chef s’entreprise demande à un prestataire extérieur de gérer la paie de son personnel. Ainsi, toutes les tâches y afférents (’établissement des fiches de paie, exécution des contrats de travail, déclarations sociales…) sont exécutées par ce prestataire. L’entreprise se charge uniquement de lui envoyer les données dont il a besoin. Ces données concernent les congés, les absences non justifiées, les changements de salaire,…Le prestataire les traite et les inclut dans les fiches de paie de chaque employé. L’employeur n’a plus qu’à procéder à l’impression et à effectuer le paiement.
Les raisons de l’externalisation de la paie
La gestion de la paie est compliquée et demande beaucoup de temps. Quelquefois, lors de période de paie, des personnes qui ne font pas partie du service paie viennent en renfort pour cause d’insuffisance de personnel. Alors qu’elles sont normalement assignées à des tâches plus importantes ou plus productives. Evidemment, cela affaiblit le niveau de la production et le résultat de l’entreprise.
Et puis, le traitement des salaires est régi par une législation en constante évolution.Les textes sur les différents taux, sur les conventions collectives, sur les méthodes de calcul… changent fréquemment. Il y a des moments où le responsable de la paie n’arrive pas à appréhender cette évolution. Or, en cas de contrôle par l’administration, les erreurs pourraient entraîner l’entreprise dans des complications contentieuses et financières. En général, ce sont les problèmes dans la gestion de la paie ou occasionnés par celle-ci qui poussent les dirigeants à externaliser la paie d’une entreprise.
Les avantages de l’externalisation de la paie
D’abord, elle procure un énorme gain de temps. En confiant le traitement de paie à des prestataires extérieurs, l’entreprise peut récupérer du temps et se concentrer sur les activités productives. Un autre avantage de l’externalisation de la paie aussi est la flexibilité en matière de ressources humaines. Déjà, il n’est pas facile de trouver un gestionnaire de paie qualifié, mais en plus il pourrait tomber s’absenter, ou même démissionner s’il a trouvé une meilleure offre. Il faudra alors le remplacer momentanément ou recruter un autre employé. Grâce à l’externalisation, l’entreprise est à l’abri des difficultés de ce genre.
En matière d’outils de gestion, le prestataire peut fournir au commanditaire des interfaces de logiciels simplifiés et, éventuellement, un accompagnement personnalisé. Cela faciliterait énormément le travail de ce dernier.
D’un autre côté, elle permet au chef d’entreprise de bénéficier des conseils de professionnels et de les solliciter sur la façon de traiter au mieux tel ou tel problème. L’objectif est d’optimiser sa politique salariale et de dégager des éventuelles économies. L’externalisation de la paie contribue alors à une meilleure prise de décision.
Les procédures d’externalisation de la paie
Premièrement, l’entreprise doit définir ses réels besoins afin de décider si l’externalisation sera totale ou partielle. Dans le cas d’une externalisation partielle, il faut définir le périmètre de l’opération et procéder au tri des missions. Il y a celles qui resteront en gestion interne et celles qui seront confier au prestataire extérieur.
Deuxièmement, il faut réorganiser l’équipe du service paie. Une fois choisi, le chef du projet, responsable de l’installation du nouveau mode de gestion de paie doit s’occuper de la formation, de la nouvelle procédure de communication…
Et troisièmement, il faut réaliser une étude économique. D’un côté, il y a les charges relatives à la gestion interne (rémunération des responsables de paie, les frais de formation…) D’un autre côté, en cas d’externalisation de la paie, l’entreprise supporte les coûts du contrat avec le sous-traitant. Ce coût est en fonction du nombre de bulletins de paie produits. Il est donc indispensable de faire une comparaison afin de déterminer si l’opération est vraiment profitable à l’entreprise.
Puis vient le moment de choisir le prestataire extérieur. Le commanditaire doit être vigilant et bien vérifier ses références, ses capacités professionnelles…Il a le choix entre deux catégories de prestataires : un cabinet d’expert-comptable ou une société spécialisée dans le domaine. La première a l’avantage d’une grande précision dans les chiffres et les calculs. Tandis que la deuxième offre une bonne maîtrise de l’univers de la paie. Par conséquent, elle peut proposer des services annexes : fournir des fiches de paie en ligne, intervenir dans le recrutement d’un collaborateur… Le commanditaire peut opter pour un sous-traitant de proximité, ou de niveau national ou même international. La décision dépend des réels besoins de l’entreprise, de sa taille, de sa notoriété sur le marché…En tout cas, la réussite d’une externalisation de paie repose beaucoup sur le choix du partenaire extérieur. Et dernière étape, l’entreprise doit mettre en place un système de communication et de suivit avec le prestataire en établissant des indicateurs d’analyse. En effet, externaliser sa paie n’est pas synonyme de laisser aller ou d’abandon de responsabilités.